Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

YW Staffing, gevestigd aan Disketteweg 14, 1033 NW Amsterdam, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42061165, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Voor vragen over dit beleid of over de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen via info@yw-staffing.nl of +31 6 14643410. Wij hebben een interne privacycontactpersoon aangewezen die uw verzoek behandelt.

Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen, maar hanteren wel dezelfde zorgvuldigheidsnormen bij de beoordeling van verzoeken en incidenten.

2. Van wie wij gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van de volgende groepen betrokkenen:

• Kandidaten die reageren op een vacature of zich inschrijven via onze website, telefoon of WhatsApp.
• Uitzendkrachten en medewerkers die bij ons in dienst zijn of zijn geweest.
• Contactpersonen bij opdrachtgevers, leveranciers en samenwerkingspartners.
• Bezoekers van deze website, voor zover zij een formulier invullen of toestemming geven voor cookies.

3. Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij onder meer de volgende categorieën gegevens:

• Contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.
• Sollicitatiegegevens: cv, werkervaring, opleidingen, certificaten, beschikbaarheid en motivatie.
• Identificatiegegevens: kopie identiteitsbewijs, burgerservicenummer en nationaliteit, uitsluitend zodra u bij ons in dienst treedt en voor zover de wet dat vereist.
• Arbeidsgegevens: contract, gewerkte uren, verlof, loon, pensioen en verzuim op procesniveau.
• Gegevens over screening voor beveiligingsfuncties, waaronder het resultaat van de toets door de politie en het pasnummer.
• Technische gegevens van websitegebruik zoals IP-adres en paginaweergaven, voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens over gezondheid, anders dan de gegevens die wij wettelijk mogen registreren bij verzuim, zoals de datum van ziekmelding en de verwachte duur van afwezigheid. Medische oorzaken registreren wij niet.

4. Doelen en grondslagen

Wij verwerken uw gegevens alleen voor duidelijk omschreven doelen en baseren elke verwerking op een wettelijke grondslag:

• Bemiddeling naar werk en het beoordelen van geschiktheid, op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.
• Het aangaan en uitvoeren van een arbeidsovereenkomst, waaronder verloning, urenregistratie en verzuimbegeleiding, op basis van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
• Het voldoen aan fiscale, sociale en identificatieverplichtingen, op basis van een wettelijke verplichting.
• Het onderhouden van de relatie met opdrachtgevers en het uitbrengen van offertes, op basis van gerechtvaardigd belang.
• Het verbeteren van onze dienstverlening en website, op basis van gerechtvaardigd belang of toestemming waar het cookies betreft.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld:

• Sollicitatiegegevens van kandidaten die niet zijn geplaatst: vier weken na afronding van de procedure, of één jaar met uw toestemming.
• Gegevens van uitzendkrachten die wel geplaatst zijn: tot twee jaar na het einde van de laatste terbeschikkingstelling, tenzij een langere wettelijke termijn geldt.
• Loonadministratie en fiscale gegevens: zeven jaar na afloop van het kalenderjaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Kopieën van identiteitsbewijzen: vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigde.
• Gegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers: tot twee jaar na het laatste contact.

6. Delen met derden

Wij delen uw gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is. Van kandidaten sturen wij uitsluitend relevante profielgegevens naar een opdrachtgever, en pas nadat u daarmee heeft ingestemd. Wij verstrekken daarbij geen burgerservicenummer of kopie identiteitsbewijs.

Daarnaast schakelen wij verwerkers in, zoals onze salarisverwerker, de arbodienst, het pensioenfonds en de leveranciers van ons kandidatensysteem en onze hostingomgeving. Met al deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor doeleinden die losstaan van de dienstverlening waarvoor u ze heeft verstrekt. Verstrekking aan een overheidsinstantie vindt alleen plaats wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze gegevens worden in beginsel verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. Indien een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, doen wij dat uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of met standaardcontractbepalingen en aanvullende waarborgen.

Bij twijfel over het beschermingsniveau kiezen wij voor een alternatieve leverancier binnen de EER. Op verzoek geven wij inzicht in welke categorieën leveranciers wij inzetten.

8. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking:

• Versleutelde verbindingen voor onze website, portalen en e-mail.
• Toegang tot dossiers uitsluitend voor medewerkers die deze nodig hebben voor hun functie.
• Tweefactorauthenticatie op systemen met persoonsgegevens.
• Periodieke back-ups en een getest herstelproces.
• Geheimhoudingsverplichting voor al onze medewerkers, ook na uitdiensttreding.

Vermoedt u een datalek of een kwetsbaarheid, meld dit dan direct via info@yw-staffing.nl. Wij beoordelen elke melding binnen vierentwintig uur en melden datalekken waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen.

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten, die u kunt uitoefenen via info@yw-staffing.nl:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van gegevens, voor zover wij geen wettelijke bewaarplicht hebben.
• Beperking van de verwerking wanneer u de juistheid betwist.
• Overdraagbaarheid van gegevens die u zelf heeft aangeleverd, in een gangbaar bestandsformaat.
• Bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekking van eerder gegeven toestemming, zonder dat dit afdoet aan verwerkingen daarvóór.

Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren. Bent u het oneens met onze reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over plaatsing of afwijzing van kandidaten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Ons kandidatensysteem kan profielen sorteren op beschikbaarheid, ervaring en afstand, maar de beoordeling gebeurt altijd door een consultant.

Ontvangt u een afwijzing, dan lichten wij op verzoek toe welke overwegingen daaraan ten grondslag lagen.

11. Cookies op deze website

Deze website plaatst functionele cookies die nodig zijn voor de werking van formulieren en voorkeuren. Analytische en marketingcookies plaatsen wij pas na uw toestemming.

Een uitgebreide toelichting op de gebruikte categorieën, de bewaartermijnen en de manier waarop u uw keuze wijzigt, vindt u in ons cookiebeleid.

12. Sollicitatieprocedure en referenties

Wanneer u bij ons solliciteert, leggen wij vast welke vacature het betreft, hoe u bij ons terechtkwam en wat er tijdens gesprekken is besproken. Die aantekeningen blijven feitelijk en gaan over geschiktheid voor het werk, nooit over persoonlijke omstandigheden die niets met de functie te maken hebben.

Referenties vragen wij alleen op nadat u daarvoor per gesprek of per bericht toestemming heeft gegeven. Wij bellen nooit uw huidige werkgever zonder uw uitdrukkelijke instemming. Van het referentiegesprek maken wij een korte samenvatting die u op verzoek kunt inzien.

Voor beveiligingsfuncties zijn wij wettelijk verplicht een screening te laten uitvoeren. Wij registreren daarvan alleen de uitkomst en het pasnummer, niet de onderliggende justitiële gegevens. Wordt een pas geweigerd, dan bewaren wij die uitkomst maximaal twaalf maanden om onnodige nieuwe aanvragen te voorkomen.

Testen of assessments zetten wij alleen in als de functie dat vraagt, bijvoorbeeld een praktijktoets met de reachtruck. De uitslag bespreken wij altijd eerst met u en delen wij niet met een opdrachtgever zonder uw toestemming.

13. Gegevens die opdrachtgevers ons verstrekken

Opdrachtgevers verstrekken ons gegevens van contactpersonen, leidinggevenden en soms van eigen medewerkers die zij bij ons op de loonlijst willen zetten. Wij verwerken die gegevens uitsluitend om de opdracht uit te voeren en om de arbeidsovereenkomst met de betrokken medewerker te kunnen sluiten.

Voor door de opdrachtgever aangedragen kandidaten geldt dat de opdrachtgever verantwoordelijk is voor een rechtmatige verstrekking van die gegevens. Wij informeren de medewerker vervolgens zelf over de verwerking en over dit privacybeleid, zodat hij weet wie zijn juridische werkgever is.

Urenregistraties en beoordelingen die een opdrachtgever met ons deelt, gebruiken wij alleen voor verloning, verzuim en de kwaliteit van de plaatsing. Wij delen deze informatie niet met andere opdrachtgevers.

14. Camerabeelden en locatiegegevens

Op locaties van opdrachtgevers kunnen camera's aanwezig zijn. Die beelden worden verwerkt door de opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke, niet door ons. Wij ontvangen beelden alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de behandeling van een incident of een arbeidsrechtelijke kwestie.

Voor mobiele surveillancediensten registreren wij ronde- en aanwezigheidstijden. Dat gebeurt om aan te tonen dat afgesproken rondes zijn uitgevoerd. Wij gebruiken deze gegevens niet om medewerkers voortdurend te volgen en bewaren ze maximaal drie maanden, tenzij een incident langere bewaring rechtvaardigt.

Uitzendkrachten worden vooraf geïnformeerd wanneer op een locatie sprake is van camerabewaking of tijdregistratie via een pas of app.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wetgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan.

Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve uitzendkrachten en opdrachtgevers per e-mail. Wij adviseren u deze pagina periodiek te raadplegen.